Program do faktur online – ogromne usprawnienie pracy firm

Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia dokumentacji sprzedaży towarów. W tym celu wystawia się tzw. faktury, które zawierają informacje wyszczególnione w ustawie o VAT. Do fakturowania wykorzystuje się specjalne programy, które umożliwiają sprawne wykonywanie tego procesu. Oprogramowanie przeznaczone do wystawiania faktur musi odznaczać się określonymi cechami, które sprawiają, że jest użyteczne dla przedsiębiorstwa. Obecnie coraz częściej pracownicy firm wykorzystują nowatorskie programy do fakturowania online, które w jeszcze większym stopniu ułatwiają i przyspieszają pracę w przedsiębiorstwach.

Jaki powinien być program do fakturowania online?

Niezwykle istotnym aspektem jest to, by program do wystawiania faktur online automatyzował pracę w firmie. Co za tym idzie, profesjonalne i zaawansowane oprogramowanie powinno automatycznie pobierać dane klientów i partnerów biznesowych z baz GUS, tworzyć katalogi usług i towarów oraz weryfikować informacje o kontrahentach w wywiadowniach gospodarczych. Wysokiej klasy program powinien również sprawdzać status podatkowy partnerów biznesowych i automatycznie księgować faktury w ewidencjach podatkowych. Ponad to, warto, by program w chmurze posiadał automatyczne generowanie i wysyłanie corocznych faktur do klientów korzystających ze sprzedaży abonamentowej oraz automatyczne planowanie i przypominanie kontrahentom o wysyłkach. Bardzo przydatnymi funkcjami, w które wyposażone są zaawansowane programy online są: przesyłanie faktur z linkiem do bezpośredniej zapłaty oraz automatyczne generowanie analiz sprzedaży. Dodatkowo, program w chmurze powinien posiadać kategoryzację faktur do wysłania. Ważne jest, by istniała możliwość wystawienia m.in.: faktury VAT, faktury korygującej, pro formy, faktury dla klientów zagranicznych, faktur zaliczkowych, końcowych, paragonu fiskalnego i niefiskalnego oraz faktury VAT marża. Im większa liczba kategorii do wyboru, tym proces wystawiania dokumentów przebiega sprawniej.

Zalety programu do fakturowania online

Programy działające w chmurze mają pewną przewagę nad tradycyjnym oprogramowaniem IT. Przede wszystkim program online jest mobilny i można z niego korzystać na każdym urządzeniu posiadającym przeglądarkę i dostęp do Internetu. Jest to niezwykle wygodne, bo faktura vat online może być wystawiona o każdej porze i z każdego miejsca. Takie rozwiązanie sprawia, że praca staje się łatwiejsza i bardziej elastyczna. Obecnie bardzo istotne jest to, że zaawansowane programy w chmurze są zintegrowane z internetową bankowością. Pozwala to na szybkie rozliczenia z kontrahentami i kontrolowanie ich wpłat. Bardzo dużym wsparciem dla wystawiania faktur online jest system CRM. Dzięki niemu można w prosty sposób zbudować bazę kontrahentów, pobrać automatycznie dane partnerów biznesowych, tworzyć archiwum dokumentów oraz zarządzać projektami i zadaniami. Nie ma konieczności robienia odręcznych notatek dotyczących danego kontrahenta, bo wszelkie niezbędne informacje można zawrzeć w krótkiej notce w systemie CRM. Pracownicy odpowiedzialni za zarządzanie procesem fakturowania mają w ten sposób szybki i prosty dostęp do wszystkich informacji dotyczących danego klienta. Dodatkowo, warto pamiętać, że przepisy podatkowe zmieniają się niezwykle często. Użytkownik korzystający z oprogramowania online nie musi jednak martwić się o aktualizację, bo otrzymuje ją za darmo w ramach abonamentu. Jak widać pakiet internetowego oprogramowania do fakturowania posiada wiele zalet, które widocznie usprawniają funkcjonowanie biznesu.

Programy w chmurze, a RODO

Programy do fakturowania online musza przestrzegać zasad o ochronie danych osobowych – RODO. Wiąże się to z koniecznością wykonywania kopii zapasowych informacji o kontrahentach. W związku z tym firmy świadczące usługę fakturowania online są zobligowane do przechowywania kopii bezpieczeństwa w przestrzeni odizolowanej od baz danych. Poza tym, co jakiś czas informacje muszą być odtwarzane i sprawdzane pod względem kompletności. Zaawansowane programy online posiadają funkcję monitorowania osób wprowadzających dane kontrahenta do bazy, analizują daty, wprowadzane zmiany i historię udostępniania informacji o klientach. Dane kontrahentów muszą być również chronione przed zniszczeniem, dlatego użytkownicy oprogramowania są zobligowani do zabezpieczenia pomieszczeń ze sprzętem multimedialnym oraz urządzeń zawierających wspomniane informacje.