3 kroki do redukcji kosztów materiałowych

Całościowe, oparte na współpracy i pragmatyczne podejście do koncepcji analizy wartości i inżynierii wartości (ang. Value Analysis/Value Engineering – VA/VE) pozwala producentom obniżyć koszty materiałowe przy jednoczesnym zwiększeniu wartości produktu dla klienta.

– Nasze urządzenia mają więcej części niż Jumbo Jet – stwierdza dyrektor generalny jednej z firm produkujących drukarki. To zdanie podkreśla kluczowy problem wszystkich producentów: skupienie uwagi na zmniejszeniu kosztów pracy i kosztów komponentów w okresie spowolnienia gospodarczego mimowolnie komplikuje produkcję wielu wyrobów. Wydaje się, że ta tendencja nie zmieni się w najbliższym czasie.

Tradycyjnie ograniczenie kosztów koncentruje się na poprawie wydajności pracy i zakupie komponentów z najtańszych źródeł. To ostatnie jest o tyle ważne, że koszty półproduktów i materiałów często stanowią ponad połowę kosztów ponoszonych przez zakład produkcyjny.

Producenci zwykle jednak nie analizują projektu wytwarzanego wyrobu. Tymczasem dogłębna analiza funkcjonalności wytwarzanych produktów poprzez zmiany projektu wyrobu pomaga niekiedy zredukować koszty materiałów aż o 15%.

Analiza i inżynieria wartości

Analiza wartości/inżynieria wartości (VA/VE) jest metodą używaną do unikania kosztów (gdy jest zastosowana w trakcie projektowania wyrobu) lub ich ograniczenia (gdy zostanie zastosowana już po wdrożeniu produkcji). Użycie tej metody do przeprojektowania wyrobu zwiększa jego wartość przez zagwarantowanie tej samej funkcjonalności przy niższych kosztach.

Doświadczenie jednak pokazuje, że zdecydowana większość producentów zastosowała tę metodę fragmentarycznie i nie wykorzystała w pełnym stopniu możliwości ograniczenia kosztów i osiągnięcia maksymalnego poziomu wzrostu.

Firmy przodujące w wykorzystaniu techniki VA/VE stosują szersze, wręcz kompleksowe podejście do problemu, co pozwala im na znaczące obniżenie kosztów materiałowych przy jednoczesnym spełnieniu wszystkich wymagań swoich klientów.

Przykładowo duży dostawca zaworów na rynek ropy i gazu (obroty około 5 miliardów USD) podjął ostatnio typowe kroki, aby poprawić wyniki finansowe firmy, nim zdecydował się na analizę funkcjonalną swoich wyrobów.

Tradycyjny proces VA/VE polega na analizie każdego elementu zaworu, z opisaniem jego funkcjonalności i ograniczaniem potrzeb materiałowych wszędzie tam, gdzie tylko jest to możliwe. Zamiast takiego podejścia dostawca dokonał całościowej analizy produktu, która wykazała, że 75% kosztów produkcji pochłaniały drugorzędne funkcje zaworu (takie jak zabezpieczenie przed korozją, utrzymanie pozycji zaworu w rurociągu, obudowa zaworu), podczas gdy tylko 25% kosztów produkcji było związanych z jego podstawową funkcją (czyli regulacją przepływu ropy).

Firma zaprojektowała zatem całkiem nowy zawór typu intra-tube, mieszczący się wewnątrz rurociągu. To wyeliminowało wiele drugorzędnych funkcji i związanych z tym kosztów, a jednocześnie uprościło produkt. Większość zbędnych w tym momencie elementów zaworu zostało wyeliminowanych, zwiększając wartość produktu dla użytkowników i prowadząc do maksymalnego wzrostu firmy.

Poprzez strategiczne i elastyczne podejście do techniki VA/VE producent zredukował koszty materiałowe związane z produkcją elementów zaworów o 70%, zwiększając jednocześnie zadowolenie klientów dzięki znaczącemu obniżeniu ceny swoich wyrobów.

Trzy kluczowe kroki optymalizacji VA/VE

1. Zdefiniować, które produkty generują największe zyski. Poczynając od analizy wszystkich produktów, ustalić, które z nich należy zmodernizować w pierwszej kolejności. Sukces pierwszego projektu będzie motywował kierownictwo i zespół do rozwijania tej inicjatywy, cele więc muszą być jasno zdefiniowane i zrozumiałe.

Jako element tego procesu należy przeanalizować cały łańcuch dostaw oraz ustalić wskaźniki jakości. Przeprowadzić należy przy tym stosowną analizę strategicznych celów przedsiębiorstwa, tak aby podejmowane działania były z nimi zgodne. Celem nie musi być tylko ograniczenie kosztów materiałowych, ale również poprawa funkcjonalności, skrócenie czasu dostaw oraz inne aspekty mające wpływ na rozwój firmy.

2. Zaprojektować produkt spełniający podstawowe funkcje przy minimalnych kosztach, ale bez obniżenia jego jakości i warunków dostawy. Należy być konsekwentnym i zarazem elastycznym. Aktywnie analizować założenia podczas całego procesu. Przykładowo, zamiast pytać, czy ten element można wyprodukować z mniejszej ilości tworzywa sztucznego, pytaj, czy istnieje inny sposób realizacji podstawowej funkcjonalności produktu i spełnienia oczekiwań klienta za pomocą tych samych lub zmienionych elementów? Czy wszystkie te funkcje są naprawdę niezbędne?

Zrób analizę produktów konkurencyjnych, aby zobaczyć, jak te same funkcje zostały zrealizowane w inny sposób.

3. Wdrożyć strategię ciągłych zmian. Warto przeprowadzić warsztaty VA/VE i wprowadzić strukturę zarządzania, która umożliwi stosowne przyporządkowanie odpowiedzialności i zapewni zrównoważony rozwój. Nie należy iść na skróty lub stosować rozwiązań teoretycznych, które nie prowadzą do konkretnych efektów. Sukces w zastosowaniu techniki VA/VE wymaga zaangażowania pracowników z doświadczeniem we wdrażaniu takich rozwiązań oraz wsparcia ze strony wyższego kierownictwa i wszystkich pracowników.

Istotne jest, aby w ciągu całego procesu byli w niego zaangażowani udziałowcy firmy, dostawcy, niektórzy klienci, zespół inżynierski i produkcyjny, aby można było uwzględnić różne punkty widzenia. Należy prowadzić szerokie dyskusje dotyczące trudnych problemów, aby przeanalizować szczegółowo możliwości udoskonalenia produktu.

Inny przykład – duży (o obrotach przekraczających 10 miliardów USD) producent  urządzeń dla rynku spożywczego znacząco zredukował koszty maszyny do obróbki mięsa dzięki rozmowom z użytkownikami i dokonaniu znaczącego jej przeprojektowania według nowych kryteriów, jak łatwość serwisowania, prostsza technologia produkcji czy zmniejszenie kosztów zakupów.

Projekt urządzenia był zgodny z przedstawionymi potrzebami klientów. Dzięki wyeliminowaniu lub połączeniu funkcji, które nie były istotne dla użytkowników, i ograniczeniu liczby podzespołów producent ograniczył koszt maszyny o 20% i skrócił czas dostawy o 12%.

Wnioski

Zastosowanie całościowego i pragmatycznego podejścia do techniki VA/VE umożliwia producentowi ograniczenie kosztów materiałowych i jednocześnie podnosi wartość produktu dla użytkownika. To zaś przekłada się na wyższe dochody i wzrost wartości firmy.

Technika ta powinna być stosowana w sposób ciągły, aby firma była cały czas konkurencyjna na rynku. I na koniec należy pamiętać o tym, że dla potwierdzenia wartości tej metody warto zadbać o sukces pierwszych projektów.


Andreas Doerken jest wiceprezesem firmy Argo Consultants.